Construisez et protégez votre réputation dès le départ

Il est important de se rappeler qu’au moment où vous commencez à utiliser Esendex, c’est le meilleur moment pour partir du bon pied. Il se peut que vos domaines et vos adresses IP aient besoin d’être réchauffés avant que vous ne commenciez à envoyer votre volume complet, et cela dépend en grande partie de votre volume d’envoi global et de votre programme d’emailing.

Par exemple, l’envoi à partir d’une IP partagée signifie que vous n’avez pas besoin de chauffer votre IP, mais cela signifie aussi que d’autres expéditeurs sur cette même IP peuvent affecter vos envois. Cette option convient mieux aux expéditeurs qui n’envoient pas suffisamment d’e-mails pour justifier le coût supplémentaire d’une IP dédiée.

Les IP dédiées, quant à elles, sont de toutes nouvelles IP. Les FAI n’ont donc jamais reçu d’e-mails en provenance de celle-ci et tous les e-mails envoyés à partir d’une adresse IP inconnue sont d’abord suspects. Les IP dédiées doivent être chauffées avant de pouvoir être utilisées. Il faut donc prévoir un certain temps avant l’envoi pour que les messages envoyés à partir de cette adresse IP augmentent lentement afin de montrer aux fournisseurs de services de boîte de réception (FSI) que votre trafic est légitime et qu’il ne s’agit pas d’un spammeur qui se fait passer pour votre entreprise.

Le plan d’échauffement permet à l’expéditeur de se présenter au FAI et de commencer à construire une réputation d’expéditeur positive avec laquelle les FAI sont à l’aise avant d’envoyer un volume important.

La période d’échauffement de l’IP est cruciale pour créer une solide réputation d’expéditeur dès le début de vos envois. Pendant cette période, les FAI et les fournisseurs de boîtes aux lettres analyseront de près votre volume et votre fréquence d’envoi.

En commençant modestement et en augmentant progressivement le volume des courriels envoyés pendant votre période d’échauffement IP, vous donnez aux FAI et aux fournisseurs de boîtes aux lettres la possibilité d’examiner votre contenu et de mesurer la réaction de vos destinataires à vos courriels. Il est essentiel d’utiliser une période d’échauffement pour s’assurer que vos courriels ont les meilleures chances d’atteindre la boîte de réception.

Il est important de n’envoyer des courriels qu’aux destinataires qui trouvent réellement de la valeur dans le contenu que vous proposez. Le fait de cibler des utilisateurs qui ne se sont jamais inscrits ou qui se sont désintéressés de ce que vous envoyez peut avoir une incidence négative sur votre capacité à atteindre la boîte de réception. Cela est vrai aussi bien pendant la période d’échauffement de l’IP qu’après la fin de celle-ci. Vos utilisateurs manifesteront leur intérêt pour vos messages électroniques en prenant des mesures telles que l’inscription à votre liste de diffusion ou l’enregistrement d’une ouverture et/ou d’un clic.

Comment chauffer vos IP dédiées

La section suivante vous guide pas à pas dans le processus de mise en route de votre IP dédiée. Suivez ces six étapes pour vous assurer de prendre un bon départ.

1. Vérifier la qualité du domaine

Il est essentiel que votre domaine d’envoi ait une bonne réputation et qu’il ne figure sur aucune liste noire de tiers. Nous vous recommandons vivement d’utiliser les outils Google Postmaster Tools pour obtenir plus d’informations sur la réputation de votre domaine dans Gmail.

C’est vous, le propriétaire du domaine, qui devez effectuer cette démarche. Vous pouvez vous enregistrer sur le lien suivant : https://postmaster.google.com/?pli=1

En outre, vous ne devez pas utiliser un domaine récemment acheté. Si vous avez acheté votre domaine récemment, il doit être actif depuis au moins 30 jours. Les webmails et les FAI associent les domaines récemment achetés aux spammeurs. Une pratique courante parmi les mauvais acteurs consiste à ruiner la réputation d’un domaine, puis à en acheter un nouveau et à recommencer.

Enfin, votre domaine et/ou sous-domaine doit être rattaché à un site web existant. Si vous utilisez un sous-domaine, vous devez utiliser une redirection.

Étant donné que votre IP dédiée n’a pas encore été utilisée, nous vous recommandons de vous faire connaître auprès des différents clients de messagerie en liaison avec votre domaine – la meilleure façon de procéder est de chauffer lentement votre IP.

Cela signifie que vous augmentez progressivement le volume d’e-mails envoyés via l’adresse IP. Cette phase est également appelée « warm-up » de l’IP.

2. Définir le taux d’augmentation

Comme indiqué ci-dessus, les IP dédiées (et donc les plans d’échauffement) sont recommandées pour un minimum de 100 000 courriels par mois.

Quel que soit votre volume d’e-mails (à partir de 100 000 e-mails par mois), commencez toujours par 300 e-mails le premier jour et maintenez une augmentation quotidienne de 20 % de votre volume d’envoi. Selon le cas, un taux d’augmentation plus faible ou plus élevé peut s’avérer judicieux :

Remarque : ce calendrier peut varier en fonction de nombreux facteurs tels que la réputation, l’hygiène de la liste et l’engagement des utilisateurs. Vous devez accélérer la cadence pour respecter un délai ? Il est possible de suivre un plan d’échauffement plus agressif sans nuire à votre réputation, mais cela n’est recommandé qu’avec l’aide d’un expert en messagerie électronique.

En ce qui concerne le reste de vos courriels, vous pouvez généralement les envoyer via votre ancien fournisseur de marketing par courriel, mais cela dépend de vos pratiques d’envoi.

Après tout, vous ne pouvez pas cesser complètement de les envoyer. C’est particulièrement vrai pour les courriels transactionnels.

3. Assurez-vous d’avoir un envoi régulier d’e-mails

Outre le taux d’augmentation, la fréquence d’envoi est un autre critère de réussite pour un IP warm-up.

L’idéal est d’envoyer des messages tous les jours. Cela permettra aux FAI de vous classer plus rapidement comme un bon expéditeur. Il est également plus facile de déterminer l’augmentation du volume d’envoi lorsque vous envoyez des messages quotidiennement.

Toutefois, si vous n’envoyez que trois fois ou moins par semaine, cela ne pose en principe aucun problème. Dans ce cas, les clients de messagerie ont besoin d’un peu plus de temps pour mieux vous évaluer, vous et vos intentions en matière de courrier électronique.

4. Soyez attentif à l’interaction de vos destinataires

Les fournisseurs de services de messagerie électronique tels que Gmail ou Yahoo accordent une grande importance à l’interaction lorsqu’ils évaluent les adresses IP.

C’est pourquoi, lors de la mise en service d’une nouvelle adresse IP, vous devez l’envoyer à vos utilisateurs les plus actifs. De cette manière, vous vous assurez que votre taux de plaintes(spam, blocages, etc.) reste faible.

5. Nettoyez régulièrement vos listes d’adresses électroniques

C’est surtout pendant la phase d’échauffement de votre nouvelle adresse IP que vous devriez examiner de plus près la qualité de vos listes de contacts électroniques. Voici quelques bonnes pratiques pour vous aider :

Supprimez les destinataires inactifs et injoignables, ainsi que les blocages

Supprimez les destinataires inactifs et injoignables. En vous basant sur votre taux de rebond dans les statistiques de votre campagne, vous pouvez voir si vous contactez les bonnes personnes.

Un autre facteur que les FAI surveillent est le nombre de plaintes que vos courriels génèrent. De nos jours, de nombreuses personnes considèrent qu’il est plus facile de signaler les messages indésirables comme étant des spams que de se désabonner.

Après chaque campagne que vous envoyez, supprimez les éléments suivants de votre liste :

• Les rebonds légers et difficiles
• Marques de spam
• Blocages

Les fournisseurs d’accès à Internet (FAI) suivent le nombre de rebonds que vous avez à chaque envoi et en tiennent compte pour déterminer votre réputation. Si vous générez trop de rebonds, ces FAI peuvent bloquer vos messages.

Un « soft bounce » est un problème temporaire de délivrabilité tel qu’une boîte de réception pleine ou un problème de serveur. Vous pouvez continuer à essayer d’envoyer des courriels à ces adresses, car il est possible qu’ils aboutissent au deuxième ou au troisième essai. Veillez toutefois à supprimer le contact de votre liste de contacts après plusieurs « soft bounces ».

Cela dépend de la fréquence à laquelle vous contactez le destinataire. Si un contact, par exemple, rebondit cinq fois en l’espace de six mois, il est probable qu’il rebondisse à l’avenir.

Un hard bounce est un problème persistant de délivrabilité, tel qu’une adresse électronique non valide. Comme il n’y a aucune chance que le courriel soit reçu, il est important de supprimer ces adresses immédiatement.

Consultez notre aperçu de tous les statuts d’email dans notre documentation.

Nous vous recommandons également de supprimer les destinataires qui n’ont pas ouvert vos cinq derniers courriels en nettoyant régulièrement vos listes.

Si vous envisagez de récupérer des contacts inactifs, attendez la fin de la période de préchauffage de l’IP. Sinon, vous risquez de réduire les taux d’interaction.

Vérifiez les fautes de frappe dans les adresses électroniques

Vérifiez également l’absence de fautes de frappe dans vos listes. Une simple vérification des données pour corriger les fautes de frappe et les fautes de frappe introduites au cours de la phase d’acquisition est la première étape vers une liste propre.

Vous pouvez ainsi corriger des erreurs simples telles que tom@alo.com, tara@gmail.com, terry ! Yahoo.com, etc., et vous n’enverrez pas de messages à des contacts non valides.

Supprimer les adresses électroniques non personnelles

Supprimez toutes les adresses électroniques plus générales telles que company@unternehmen.de et les adresses électroniques du système telles que postmaster@company.de et noreply@company.de.

Note : En général, il est essentiel de collecter les données de contact à l’aide d’un formulaire d’enregistrement opt-in, ou mieux encore, d’un formulaire double opt-in. L’achat ou la location de listes de contacts est interdit chez Esendex et leur utilisation entraînera la résiliation de votre compte.

Veillez aux meilleures pratiques en matière de contenu d’e-mail

Les webmails et les fournisseurs de services Internet analysent également le contenu de votre e-mail pour déterminer s’il doit être placé dans la boîte de réception, dans les promotions ou dans le dossier spam.

Nous vous proposons une liste de recommandations sur les meilleures pratiques en matière de contenu.

Rapport texte/image :

• Réduisez le rapport texte/image à environ 70 %/30 % : certains spammeurs utilisent des images excessives pour masquer le contenu ou le texte.
• Séparez les images du texte.
• Évitez d’utiliser des images trop grandes.

Contenu :

• Réduire ou supprimer les caractères tels que « % » ;  » ! »;  » ? »; « $ », et réduire ou supprimer le texte en TOUTES CAPS.
• Réduire ou supprimer les mots et catégories de mots identifiés et analysés comme étant associés à des courriels indésirables. Il s’agit notamment de :
  « Cash », « Invoice », « Billing », « Promotion », « Special offer »
  « Promotion », « Offre spéciale », « Gratuit » – « PayPal », « Visa », « Mastercard »
  « Urgent », « Désespéré », « Aidez-moi »
• Évitez d’utiliser le codage base64 – certains moteurs anti-spam considèrent qu’il s’agit d’une tentative de dissimulation du contenu. Nous recommandons d’utiliser l’encodage « quoted-printable » (qui est actuellement utilisé par notre propre éditeur drag & drop).

6. Effectuer des vérifications régulières de la réputation

Il ne faut pas sous-estimer les mesures régulières du succès de la phase d’effort en matière de propriété intellectuelle. Outre les performances de la campagne et le nettoyage de la liste, il est recommandé d’examiner l’évolution de la réputation.

Cela vous aidera à déterminer si vous pouvez mener à bien le processus d’échauffement de la propriété intellectuelle.

Vérifiez régulièrement votre réputation d’expéditeur. Comme indiqué plus haut, vous pouvez utiliser les outils Google Postmaster.

Rappelons-le encore une fois : Lorsque vous envoyez des courriels à partir d’une nouvelle adresse IP, il est important de commencer par un faible volume de courriels et de l’augmenter progressivement. C’est la meilleure façon de construire une réputation d’expéditeur avec la nouvelle adresse IP.

Mais que signifie exactement un faible volume d’e-mails et comment augmenter les envois ? En bref, combien de temps faut-il pour chauffer une adresse IP ?

Vous pouvez établir une réputation d’expéditeur positive en deux à quatre semaines seulement. Mais cela peut prendre six semaines ou plus pour atteindre votre volume d’envoi habituel sur la nouvelle adresse IP.

Le temps nécessaire à la mise en place d’une adresse IP dépend de votre :

• Du client de messagerie : Chaque client de messagerie a ses propres modèles de classement. Par conséquent, il se peut que vous ayez besoin de plus ou moins de temps pour établir une bonne réputation d’expéditeur auprès de tous les clients.
• Volume d’envoi d’e-mails prévu : Plus vous prévoyez d’envoyer de courriels, plus la période d’échauffement de l’IP sera longue.
• Fréquence d’envoi : Plus vous envoyez fréquemment des courriels de qualité (c’est-à-dire qui ne sont pas des spams), plus vous serez en mesure de chauffer rapidement votre nouvelle adresse IP.

Si vous êtes intéressé par un plan individuel de réchauffement d’adresse IP et que vous souhaitez en savoir plus, n’hésitez pas à contacter notre équipe de vente.